ТОП лучших CRM-систем для образовательных учреждеий. Как и какую выбрать?Рейтинг

В условиях быстрого развития технологий и увеличения конкуренции на рынке образовательных услуг, эффективное управление учебным процессом и взаимоотношениями с клиентами становится ключевым фактором успеха. Для детских центров, школ и других образовательных учреждений внедрение CRM-системы представляет собой важный шаг к оптимизации процессов, повышению качества обслуживания и улучшению взаимодействия с учениками и их родителями.

Эти организации имеют свои особенности: важность персонализированного подхода, необходимость ведения учебных журналов, организация расписания, учет оплаты и отслеживание успехов учеников. В этом контексте CRM-системы становятся незаменимыми инструментами, которые помогают автоматизировать рутинные процессы, повышая эффективность работы и освобождая время для более значимых задач.

В данной статье мы рассмотрим, как CRM-системы могут решить специфические задачи образовательных учреждений и какие особенности следует учитывать при выборе платформы для детских центров и школ.

Что такое CRM-система

CRM-система (Customer Relationship Management) — это инструмент для управления взаимоотношениями с клиентами, который помогает организациям эффективно организовывать взаимодействие с учениками, их родителями и другими заинтересованными сторонами.

В образовательных учреждениях, таких как детские центры, языковые школы и другие образовательные организации, CRM-система выполняет ключевую роль в автоматизации процессов, упрощении работы с клиентами и повышении качества обслуживания.

В контексте образовательных учреждений CRM-система помогает управлять большим потоком информации, включая данные о студентах, их успеваемости, расписаниях, оплатах, а также позволяет отслеживать коммуникацию с родителями.

Система помогает создать персонализированные предложения для учеников, автоматизирует создание расписания и учет посещаемости, а также обеспечивает хранение всей важной информации в одном месте. Это освобождает преподавателей и администраторов от рутинных задач, давая им возможность сосредоточиться на более важных аспектах образовательного процесса.

Как выбрать CRM-систему для детского центра

При выборе CRM-системы для детского центра следует учесть несколько ключевых факторов, которые помогут сделать работу с системой максимально удобной и эффективной.

1. Простота настройки. Если в вашем штате нет специалистов по IT, важно, чтобы система была легка в настройке и не требовала особых технических знаний для ее использования.
2. Удобство в использовании. Система должна быть интуитивно понятной. Если интерфейс сложен или неудобен, сотрудники не будут ею пользоваться. CRM должна облегчать работу, а не создавать дополнительные трудности.
3. Организация базы клиентов. Это основа работы любой CRM-системы. Важно, чтобы информация о каждом ученике была структурирована: данные о посещениях, оплатах, записях на занятия, а также возможность добавлять дополнительные поля под индивидуальные нужды. Для крупных центров или сетей филиалов важна возможность экспорта данных из других систем.
4. Задачи и уведомления. Современные CRM-системы могут автоматически отслеживать поведение учеников, напоминать о пропуске занятий и создавать задачи для администраторов. Уведомления помогают своевременно напомнить о важных событиях, таких как оплата или окончание договора.
5. Расписание. Важным элементом для родителей является актуальное расписание. В цифровую эпоху удобный доступ к расписанию через сайт или личный кабинет ученика является необходимостью. Множество систем позволяют не только просматривать, но и записываться и оплачивать занятия онлайн.
6. Платежи. Убедитесь, что CRM интегрирована с платежными системами или может работать с кассовыми аппаратами для создания необходимых документов и упрощения процесса оплаты.
7. Личный кабинет ученика. Это удобный инструмент для просмотра расписания, статуса оплат и взаимодействия с преподавателями. Некоторые системы предлагают дополнительные функции, такие как чат с учителем, домашние задания и дневник успеваемости, что повышает комфорт для родителей и учеников.
8. Личный кабинет преподавателя. Важным элементом для учителей является возможность видеть свое расписание, вести записи по урокам, выставлять оценки, делиться заданиями с учениками, а также отслеживать свою заработную плату.
9. Воронка продаж. В CRM-системах для образовательных учреждений важным является наличие автоматической воронки продаж, которая позволяет отслеживать стадию принятия решения потенциальными клиентами и не упустить возможность заключить сделку.
10. Аналитика. Отчеты и графики помогут вам быстро оценить прибыльность каждого клиента, выявить тенденции в записях на занятия, а также следить за динамикой оттока учеников и принимать своевременные меры для их удержания.
11. Интеграция с другими сервисами. Важно, чтобы CRM легко интегрировалась с почтой, социальными сетями, мессенджерами, телефонией и другими системами, такими как 1С или другая CRM. Без интеграций функциональность системы ограничена.

При выборе CRM для детского центра основное внимание стоит уделить тем функциям, которые действительно важны для вашего бизнеса. Начать можно с базовой версии или тестового периода, а по мере роста и расширения центра — подключать дополнительные опции или обновлять тарифный план. Важно помнить, что стоимость системы должна быть оправдана ее функциональностью и реальной пользой для вашего центра.

Лучшие CRM для образовательных учреждений

1 место — Параплан CRM

Параплан CRM — это облачная система учета, разработанная для автоматизации процессов в детских и образовательных центрах, включая танцевальные студии и фитнес-центры. Она обеспечивает управление клиентской базой, обработку заявок, контроль посещаемости, расчет заработной платы сотрудников и интеграцию с сайтом учреждения.

Система зарегистрирована в Реестре отечественного ПО, что гарантирует защиту данных клиентов и их резервное копирование.

Параплан CRM предоставляет клиентам личные кабинеты, где они могут просматривать расписание занятий, домашние задания, историю посещений и платежей. Система поддерживает интеграцию с мессенджерами WhatsApp и Telegram, что упрощает коммуникацию с клиентами. Также доступны мобильная версия CRM и функционал для отправки SMS-рассылок, IP-телефонии и автоуведомлений.

2 место — Мой Класс

Мой Класс — это CRM-система, специально разработанная для управления школами и детскими центрами, включая танцевальные и спортивные студии. Она предоставляет инструменты для учета учащихся, планирования занятий, отслеживания посещаемости и управления платежами. Система позволяет создавать расписание занятий, которое автоматически обновляется на сайте и в социальной сети ВКонтакте, обеспечивая удобство как для администраторов, так и для клиентов.

Кроме того, «Мой Класс» оснащена функционалом для расчета заработной платы педагогов, интеграции с мессенджерами WhatsApp и Telegram для коммуникации с учениками и родителями, а также предоставляет аналитические отчеты по посещаемости, финансовым показателям и другим важным метрикам.

Система поддерживает более 35 интеграций с различными сервисами, включая банковские системы, телефонию и почтовые сервисы, что позволяет гибко настроить работу учебного заведения под индивидуальные потребности.

3 место — HolliHop

HOLLIHOP — это CRM-система, предназначенная для эффективного управления учебными центрами различного профиля, включая языковые школы, центры подготовки к ЕГЭ и ГИА, а также детские и досуговые центры.

Система объединяет функционал онлайн-расписания, контроля продаж, платформы для онлайн-обучения и мобильного приложения для учеников, что способствует повышению прибыли учебного заведения, снижению затрат на персонал и улучшению общей эффективности работы.

HOLLIHOP подходит для широкого спектра образовательных учреждений, включая языковые центры, школы программирования и робототехники, а также спортивные центры. Система включает в себя интерактивное расписание занятий, управление воронкой продаж, инструменты для онлайн-обучения с личным кабинетом для студентов и интеграцию с различными мессенджерами для эффективной коммуникации.

Проект разработан с учетом специфики российского рынка и стран СНГ, обеспечивая надежное решение для управления учебным процессом.

4 место – 2Курс

2Курс — это мощная CRM-система, предназначенная для автоматизации управления учебными центрами, школами и курсами. Она предоставляет функциональные возможности для эффективного управления учениками, финансами и преподавателями, включая онлайн-календарь, лендинг, кабинет преподавателя, задачи и заявки.

Система 2Курс активно используется различными образовательными учреждениями, такими как детские центры, музыкальные школы, школы танцев, творческие школы, спортивные секции, языковые школы, репетиторские центры и школы шитья. Она обеспечивает интуитивно понятный интерфейс, интеграцию с мессенджерами, создание форм заявок, готовый лендинг и календарь для сайта, а также предоставляет инструменты для маркетинга, продаж, аналитики, учета, финансов и автоматизации.

5 место — ListOk CRM

ListOk CRM — облачная система учета посещений, предназначенная для автоматизации работы образовательных и спортивных учреждений, таких как школы танцев, бассейны и фитнес-центры. С момента своего запуска в 2016 году, она значительно расширила функциональные возможности, включая онлайн-расписание, мобильное приложение для клиентов и интеграцию с различными сервисами, такими как IP-телефония, онлайн-кассы и интернет-эквайринг.

Система предлагает гибкую тарифную сетку, позволяя пользователям выбирать оптимальный план в зависимости от потребностей бизнеса. ListOk CRM обеспечивает безопасность данных с помощью 256-битного шифрования и регулярного резервного копирования. Отзывы пользователей отмечают удобство и интуитивно понятный интерфейс системы, а также оперативную поддержку со стороны разработчиков.

6 место — Alfa CRM

АльфаCRM — это облачная CRM-система, предназначенная для автоматизации управления учебными центрами, школами и дополнительными образовательными учреждениями. Система предоставляет функциональные возможности для эффективного управления клиентской базой, финансовыми потоками и образовательным процессом.

Среди ключевых особенностей АльфаCRM — автоматизация продаж, аналитика и контроль за показателями бизнеса, управление учебными процессами, учет и анализ финансов, а также наличие личного кабинета для клиентов.

Система поддерживает интеграцию с более чем 30 различными сервисами, включая IP-телефонию, рассылки SMS и мессенджеры, интернет-эквайринг и онлайн-кассы. АльфаCRM адаптируется под индивидуальные бизнес-процессы каждого учебного заведения, позволяя настраивать меню, поля и фильтры в соответствии с потребностями организации.

Система обеспечивает безопасность данных с помощью многоуровневой системы доступа для сотрудников и предоставляет инструменты для повышения лояльности клиентов, включая личный кабинет ученика с онлайн-расписанием и возможностью оплаты услуг.

7 место — Tallanto

Tallanto — это CRM-система, предназначенная для управления учебными центрами, включая тренинговые и языковые школы, музыкальные и танцевальные студии, а также школы красоты и изостудии. Система предоставляет обширный функционал, включающий автоматический учет учеников, посещаемости, абонементов, финансовых операций, а также интеграцию с различными сервисами, такими как AmoCRM и Google Calendar.

Tallanto также предлагает мобильные приложения для учеников и преподавателей, позволяющие быстро оплачивать занятия, просматривать расписание, контролировать посещаемость и домашние задания. Система обеспечивает эффективное управление задачами для администраторов и преподавателей, способствует повышению доходов учебного центра и улучшению качества обслуживания клиентов.

8 место — Битрикс 24

Битрикс 24 — это современная CRM-платформа, которая включает в себя широкий набор функций, востребованных в различных отраслях бизнеса. Система полностью соответствует требованиям российского законодательства и подходит для использования в образовательных учреждениях, учитывая все особенности их работы.

С помощью этого сервиса можно эффективно управлять задачами, планировать рабочие процессы и анализировать результаты. CRM-система следит за каждым шагом взаимодействия с клиентом, начиная с первого контакта и заканчивая записью ученика на занятия. Битрикс 24 предлагает разнообразие как бесплатных, так и платных решений, интеграция которых занимает всего несколько минут.

9 место — Skillspace

Skillspace — это универсальная платформа для онлайн-обучения, которая идеально подходит для детских центров и легко адаптируется под их нужды. Бесплатный тариф позволяет создать один курс и вести группу до 10 учеников. В систему можно загружать лекции с яркими презентациями, изображениями и видео, а также разрабатывать тесты с автопроверкой, таймером и подробной статистикой.

Платформа предоставляет возможность проверять домашние задания, выставлять оценки и делиться обратной связью с учащимися. Кроме того, предусмотрены интеграции с платежными системами и онлайн-кассами.

Ученики и преподаватели детского центра могут общаться через мобильное приложение, которое доступно бесплатно на всех тарифах и доступно для скачивания в Google Play и App Store. В более расширенных версиях CRM предлагаются интеграции с различными сервисами и системами, аналитика образовательного процесса, распределение учеников по группам и другие полезные функции.

10 место — Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — это универсальная CRM-система, которая отлично подойдет для детских образовательных центров. С помощью этой платформы можно эффективно сегментировать список учеников и посетителей, что способствует лучшему взаимодействию и созданию персонализированных предложений.

В системе доступна полная информация о каждом клиенте в виде личной карточки, где хранится вся переписка и история коммуникаций. Для каждого нового ученика автоматически создается профиль, и менеджеру остается лишь корректно его заполнить.

Бесплатная версия платформы предназначена для одного администратора, однако количество пользователей не ограничено. База данных вмещает до 1 000 контактов, и есть возможность настроить одну воронку продаж. Телефония не доступна на бесплатном тарифе, но система поддерживает интеграцию с популярными мессенджерами, такими как Telegram, WhatsApp, VK и Viber.

11 место — Impulse CRM

Impulse CRM — это специализированная CRM-система, идеально подходящая для спортивных школ и секций. Платформа имеет интуитивно понятный интерфейс, который позволяет управлять расписанием, оплатой абонементов, а также товарами и услугами, с возможностью учета остатков на складе.

Мобильное приложение дает пользователям доступ к расписанию, возможности подачи заявки на обучение и оплате занятий. Кроме того, система предоставляет удобную функцию бесплатных рассылок сообщений через Telegram, что делает общение с клиентами еще проще и эффективнее.

12 место — Olla Berkana

Olla Berkana — это система, специально разработанная для детских центров, языковых школ и спортивных секций. Она отличается простотой в использовании и включает все необходимые инструменты для автоматизации рутинных процессов. В системе есть интеграции с популярными мессенджерами, а также функции для создания расписания и личных кабинетов как для преподавателей, так и для учеников.

Преподаватели оценят удобство в составлении расписания и ведении журнала успеваемости, а клиенты смогут легко записываться на уроки, оплачивать занятия в личном кабинете и сохранять записи с уроков. Для учителей частной практики и репетиторов разработан отдельный тариф, учитывающий их особенности работы.

13 место — Axked

Axked — это система, предлагающая все основные функции для работы образовательных учреждений, однако интеграция с другими сервисами пока реализована недостаточно полно. Платформа активно дорабатывается, регулярно добавляются новые модули, чтобы соответствовать меняющимся требованиям рынка.

В CRM легко создать расписание, распределить учеников по классам и при необходимости экспортировать данные из Excel. Преподаватели смогут удобно вести онлайн-журнал, ставить отметки и отправлять сообщения каждому ученику. Также система включает модуль статистики и анализа, который позволяет отслеживать финансовые показатели в реальном времени, анализировать динамику оттока и выявлять возможные причины этого.

Как работает CRM

CRM-система в образовательном учреждении — это не просто инструмент для управления контактами, а полноценная платформа для организации всех процессов, связанных с учащимися, преподавателями и родителями.

В отличие от традиционных бизнес-структур, где CRM используется для управления клиентскими базами и продажами, в образовательных учреждениях такие системы ориентированы на улучшение образовательного процесса, повышение качества обслуживания и оптимизацию работы сотрудников.

1. Управление базой учеников и родителей
   В образовательных учреждениях CRM служит хранилищем информации о каждом ученике, включая данные о его посещаемости, успеваемости, предпочтениях, оплатах и родительских контактах. Каждый ученик имеет свою «карточку», где отображаются все ключевые данные — от сведений о записи на занятия до истории общения с родителями.
2. Автоматизация записи и расписания
   В CRM-системах для образовательных учреждений можно создать удобное расписание, которое будет доступно ученикам и их родителям через личные кабинеты. Это особенно важно для детских центров и языковых школ, где расписания могут часто изменяться из-за болезней преподавателей или других непредвиденных обстоятельств. Система позволяет не только предоставить актуальную информацию о занятиях, но и дает возможность записаться на уроки и оплатить их онлайн, что значительно упрощает процесс для родителей.
3. Учёт посещаемости и успеваемости
   В CRM можно автоматически отслеживать посещаемость и успеваемость учеников. Преподаватели могут отмечать прогулы и успехи учащихся в онлайн-журнале, а система будет автоматически генерировать отчеты и уведомления, информируя о возможных проблемах или улучшениях.
4. Обратная связь и коммуникация
   В CRM-системах для образовательных учреждений активно используется функционал для коммуникации с учениками и их родителями. Это могут быть сообщения о пропущенных занятиях, напоминания о необходимости оплаты, рассылки с важными новостями или уведомления о запланированных изменениях. Многие системы также включают чаты для общения преподавателей с учениками и их родителями, что делает взаимодействие более быстрым и удобным.
5. Платежи и финансовые отчеты
   Для образовательных учреждений, где часто проводятся занятия на абонементной основе, важным аспектом является управление оплатами. CRM-системы позволяют интегрировать различные платёжные системы и отслеживать все финансовые транзакции, связанные с оплатой уроков, абонементов или дополнительных услуг. В систему можно вводить данные о текущем статусе оплат, а система будет напоминать о задолженностях и отслеживать финансовую стабильность учреждения.
6. Аналитика и отчеты
   Современные CRM-системы для образовательных учреждений предлагают мощные инструменты для аналитики. Они включают в себя анализ успеваемости, посещаемости, финансовых показателей и даже динамики оттока учеников. Преподаватели и руководители могут получить подробные отчеты по различным аспектам работы учреждения, что помогает оперативно принимать решения по улучшению учебного процесса или повышению эффективности маркетинга.
7. Управление персоналом
   В образовательных учреждениях CRM также помогает управлять преподавательским составом. Преподаватели могут иметь доступ к своим расписаниям, планировать уроки и записывать отметки в журнал успеваемости. Это позволяет не только облегчить рабочие процессы, но и создать централизованную базу для хранения информации о трудовых часах, заработной плате и других показателях.
8. Маркетинг и привлечение новых учеников
   Для образовательных организаций важным аспектом является привлечение новых клиентов. CRM-система помогает организовать воронки продаж и автоматизировать взаимодействие с потенциальными учениками, отслеживая их интересы и предлагая персонализированные курсы. Благодаря автоматическим напоминаниям и рассылкам, можно эффективно продвигать курсы и занятия, минимизируя риск потери интереса со стороны родителей или учеников.

Тенденции развития CRM в сфере образования

1. Интеграция с онлайн-обучением и виртуальными классами
   С ростом популярности онлайн-образования, CRM-системы начинают интегрироваться с платформами для виртуальных занятий, вебинарами и другими образовательными технологиями. Это позволяет централизованно управлять всеми аспектами обучения, включая видеоконференции, задания, материалы курса и оценку успеваемости. Такая интеграция помогает создать единую экосистему для преподавателей и учеников.
2. Использование искусственного интеллекта и аналитики данных
   Искусственный интеллект и машинное обучение все чаще используются в CRM-системах для образования. Системы могут анализировать данные о посещаемости и успеваемости учеников, предсказывать поведение учащихся, выявлять проблемные области и предлагать решения для улучшения результатов. Например, AI может автоматически определять, какие студенты могут нуждаться в дополнительной помощи или наставничестве, что позволяет своевременно реагировать на учебные проблемы.
3. Персонализация и автоматизация взаимодействия с клиентами
   CRM-системы в сфере образования все чаще предлагают возможности для персонализации контента и взаимодействия с учениками и их родителями. Системы могут адаптировать предложения, рассылки и рекомендации на основе предпочтений учащихся, их прогресса и потребностей. Автоматизация таких процессов помогает значительно снизить нагрузку на сотрудников и повысить эффективность взаимодействия.
4. Мобильные приложения для учеников и преподавателей
   В ответ на потребность в гибкости и доступности информации, все больше CRM-систем включают мобильные приложения для учеников и преподавателей. Это дает возможность студентам получать доступ к материалам курса, расписанию, домашним заданиям, а преподавателям — управлять своим расписанием, ставить оценки и общаться с учениками в любое время и в любом месте.
5. Интеграция с платежными системами и бухгалтерией
   С учетом роста популярности гибких форм оплаты, CRM-системы для образования все чаще включают функционал для интеграции с платежными системами, кассовыми аппаратами и даже бухгалтерским учетом. Это позволяет автоматизировать процесс оплаты за обучение, создать финансовые отчеты в реальном времени и снизить риск ошибок в расчетах, что повышает доверие со стороны родителей и облегчает управление финансами учебного заведения.

Выводы

Внедрение CRM-систем в образовательных учреждениях является важным шагом к улучшению управления учебным процессом, повышению качества обслуживания учеников и их родителей, а также оптимизации работы персонала. Эти системы помогают централизованно управлять данными об учениках, контролировать расписание, отслеживать успеваемость и оплату, а также улучшать коммуникацию с родителями и преподавателями.

В условиях цифровизации образования, CRM-системы становятся неотъемлемым инструментом для эффективного и персонализированного подхода к обучению.

При выборе CRM для образовательного учреждения важно учитывать специфические потребности организации, такие как удобство интерфейса, функциональность для управления записями, оплатами и анализом данных.

Современные CRM-системы предлагают мощные инструменты для автоматизации, анализа и интеграции с другими сервисами, что делает их крайне полезными для повышения эффективности работы учебных заведений. В результате, правильно выбранная система не только облегчает рутинные процессы, но и способствует улучшению образовательного опыта для всех участников процесса.