ТОП лучших систем КЭДО. Как и какую выбрать? Рейтинг

В последние годы предприятия все активнее переходят на автоматизированные бизнес-системы, стремясь повысить эффективность управления и снизить операционные затраты. Одной из таких систем, приобретающих все большую популярность, является система электронного кадрового документооборота (КЭДО). В условиях стремительно меняющегося рынка и новых реалий работы, особенно после пандемии, внедрение КЭДО становится не просто желательным, а необходимым шагом для многих организаций.

Пандемия вынудила компании адаптировать процессы работы, переведя сотрудников на удаленный режим, что потребовало пересмотра традиционных подходов к документообороту. В этом контексте системы КЭДО предоставляют удобные инструменты для обеспечения прозрачности, ускорения обмена информацией и соблюдения новых правил взаимодействия между сотрудником и работодателем. В данной статье мы рассмотрим, какие решения в области электронного кадрового документооборота оказались наиболее востребованными в 2025 году.

Что такое КЭДО

КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это система, которая позволяет эффективно управлять всеми операциями с кадровыми документами в цифровом формате. В рамках КЭДО сотрудники могут создавать, просматривать, подписывать и хранить документы без необходимости личных встреч и использования бумажных носителей. Это решение стало неотъемлемой частью цифровой трансформации в области управления персоналом (HR) и кадрового документооборота (КДП).

Основное преимущество КЭДО заключается в значительном сокращении расходов на бумагу, курьерские услуги и хранение архивов. Однако гораздо более важным аспектом является то, что эта система значительно упрощает работу кадровых специалистов и HR, освобождая их от рутинных задач и позволяя сосредоточиться на более стратегических и творческих аспектах их работы.

Как выбрать систему КЭДО

При выборе системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) в 2025 году важно учитывать несколько ключевых факторов, чтобы обеспечить эффективную работу и безопасность данных в компании.

1. Устойчивость компании-разработчика. Изучите опыт и репутацию разработчика. Продукты от крупных и стабильных компаний, таких как Контур.КЭДО, HR link, или СБИС, обеспечат вам долговременную поддержку и стабильность на рынке.
2. Опыт в сфере ЭДО. Выбирайте решения от поставщиков с опытом в сфере электронного документооборота, особенно тех, кто уже разрабатывал решения для бизнеса. Это повысит надежность сервиса и минимизирует ошибки в процессе работы.
3. Безопасность данных. Проверьте, как поставщик защищает персональные данные и другие важные документы. Убедитесь, что он соблюдает законодательство о защите персональных данных и использует современные технологии для обеспечения безопасности.
4. Функциональность. Оцените, какие документы и процессы могут быть переведены в электронный формат, а также какие функции, такие как массовая отправка, маршруты согласования и интеграция с другими системами (например, 1С), доступны в системе.
5. Удобство для пользователей. Выбирайте платформу с интуитивно понятным интерфейсом, который будет прост для сотрудников, а также с возможностью работы через мобильные устройства и веб-интерфейс.
6. Отказоустойчивость. Проверьте, насколько система устойчива к нагрузкам и как она справляется с техническими сбоями. Это критично, если ваша организация работает с большим объемом документов.
7. Тест-драйв. Протестируйте систему на бесплатном пробном периоде. Это поможет вам оценить все плюсы и минусы платформы, а также понять, насколько она подходит для вашей компании.
8. Стоимость. Сравните стоимость разных решений. Учитывайте, что выбор следует делать не только по цене, но и по качеству сервиса и надежности партнера. Важно понимать, как цена будет изменяться в будущем.

И, наконец, всегда полезно оценить отзывы других компаний и консультироваться с экспертами для более обоснованного выбора подходящей платформы для КЭДО.

Лучшие системы КЭДО в 2025 году

1 место – EmplDocs

EmplDocs — это российское программное обеспечение, предназначенное для автоматизации кадровых процессов и эффективного управления документами. С помощью системы пользователи могут оцифровывать, подписывать документы, а также работать как с штатными, так и с самозанятыми сотрудниками. EmplDocs также предоставляет возможность создания долгосрочного архива, который обеспечивает надежное хранение кадровых документов на протяжении всего их жизненного цикла.

Система доступна как с мобильных устройств, так и с персональных компьютеров, что обеспечивает гибкость и удобство в использовании.

Система EmplDocs предлагает сотрудникам личный кабинет, где они могут просматривать данные о заработной плате, планировать отпуска, заказывать справки, знакомиться с приказами и вносить изменения в свой профиль. Также система позволяет составлять график отпусков, отслеживать путь согласования заявок и контролировать статус сотрудников в зависимости от роли.

2 место — «Астрал iКЭДО»

«Астрал iКЭДО» — это облачный сервис, предназначенный для полного автоматизированного кадрового документооборота, обеспечивающий удобную и безопасную работу с кадровыми документами. Одним из ключевых преимуществ системы является наличие собственного удостоверяющего центра, что позволяет выпускать уникальные номера электронных подписей (УНЭП) прямо в системе. Все подписанные документы имеют юридическую силу и надежно хранятся в электронном архиве.

Вход в личный кабинет осуществляется через любой браузер, что исключает необходимость установки дополнительных мобильных приложений.

Система уведомляет сотрудников о необходимости подписания документов через Telegram, что значительно ускоряет процесс взаимодействия. Техподдержка сервиса доступна круглосуточно, обеспечивая помощь пользователям вне зависимости от выбранного тарифа и пакета услуг. Связаться с поддержкой можно по телефону или через email, что гарантирует оперативную реакцию на любые вопросы и проблемы.

3 место – EasyDocs

EasyDocs — это простая и удобная программа для автоматизации кадровых процессов, обладающая всеми необходимыми инструментами для эффективного управления документами и взаимодействия с сотрудниками. Сервис функционирует исключительно в облаке, что исключает необходимость установки специального ПО на компьютере заказчика.

Благодаря встроенным модулям или API, EasyDocs легко интегрируется с другими учетными системами, что позволяет пользователям работать с привычными инструментами и оптимизировать процессы.

Вместо традиционного личного кабинета для сотрудников, EasyDocs использует интеграцию с популярными мессенджерами, такими как WhatsApp, Viber и Telegram. Через полнофункциональные боты сотрудники могут создавать запросы, ознакомиться с документами и подписывать их прямо в мессенджере. Это решение значительно упрощает взаимодействие между кадровой службой и персоналом, а также ускоряет процессы документооборота, делая их более доступными и удобными для всех участников.

4 место — «СБИС КЭДО»

«СБИС КЭДО» — это мощная и функциональная программа, предназначенная для оптимизации работы кадровых служб и HR-менеджеров. Система особенно востребована в условиях удаленной работы, помогая компаниям легко управлять персоналом, независимо от местоположения сотрудников. С помощью «СБИС КЭДО» можно формировать различные справки и приказы, хранить личные дела сотрудников и составлять графики отпусков.

В программе предусмотрено подписывание до 160 различных видов документов, включая договоры, больничные листы, расчетные листки, нормативные акты и соглашения, что значительно упрощает документооборот. Кроме того, система включает все необходимые инструменты для работы с персоналом — от подбора кандидатов до расчета заработной платы.

Система также включает личный кабинет для сотрудников, через который они могут запросить справки, ознакомиться с внутренними документами, подать заявление на отпуск или внести данные больничного листа. Доступ к личному кабинету возможен как с стационарных компьютеров, так и с мобильных устройств, что делает сервис удобным и доступным в любом месте и в любое время.

5 место — Directum HR Pro

Directum HR Pro — это комплексное решение от отечественного разработчика, предназначенное для полного ведения кадрового учета и документооборота на производстве. Система имеет модульную структуру, что позволяет настраивать ее под конкретные нужды каждой компании. КЭДО можно внедрить как самостоятельный продукт, так и в составе более широкого комплекса решений для автоматизации бизнес-процессов. Это дает возможность гибко подходить к интеграции и максимизировать эффективность системы, сочетая кадровый документооборот с другими модулями.

Программа позволяет отправлять документы на ознакомление и подписание, согласовывать трудовые договоры, планировать отпуска и формировать заявления. Также предусмотрена функция массовой выгрузки данных для экспорта в госорганы, что значительно упрощает выполнение обязательных отчетных процедур. Для повышения эффективности взаимодействия с персоналом в системе можно настроить опции информирования сотрудников о предстоящих мероприятиях или событиях.

6 место — «Сбер.Корус»

«Сбер.Корус» — это облачное решение для электронного подписания, обмена и хранения кадровых документов, которое обеспечивает высокий уровень автоматизации процессов документооборота. Система легко интегрируется с любой учетной системой и включает встроенный модуль для работы в 1С, что позволяет без перебоев подключить её к существующим бизнес-процессам компании.

Благодаря собственному Удостоверяющему центру, программа позволяет генерировать для каждого сотрудника уникальную неквалифицированную электронную подпись, что значительно упрощает процесс подписания и обмена документами.

Кроме того, «Сбер.Корус» предлагает возможности для настройки маршрутов согласования документов, что позволяет более эффективно управлять документооборотом. Все документы могут быть направлены на долговременное хранение в электронный архив, обеспечивая безопасность и доступность информации в любое время. Программа подходит не только для работы с постоянными сотрудниками, но и для взаимодействия с самозанятыми и работниками по договору ГПХ. Также доступна функция демонстрации программы для ознакомления с ее функционалом.

7 место – Nopaper

Nopaper — это удобный и эффективный сервис для обмена и электронного подписания документов, который можно внедрить как локально, так и использовать через веб-версию. Для начала работы с платформой достаточно скачать приложение Nopaper через AppStore или Google Play, пройти регистрацию и подтвердить личность. После этого становится доступна бесплатная усиленная электронная подпись, которая обеспечивает высокую степень защиты данных.

Программа легко интегрируется с любыми сервисами найма сотрудников и совместима с платформой 1С, что позволяет выгружать документы прямо из учетной системы. Работники могут получать и подписывать документы через мобильное приложение. Для внедрения и настройки системы компания-разработчик предоставляет персонального менеджера, а также включает обучение сотрудников, готовые шаблоны документов и круглосуточную сервисную поддержку.

8 место — Elma360 КЭДО

Elma360 КЭДО — это система для комплексной автоматизации кадрового документооборота, которая легко адаптируется под уникальные потребности предприятия. Программа настраивается в процессе эксплуатации, что позволяет гибко реагировать на изменения в бизнес-процессах. В состав решения входит конструктор документов, который облегчает внесение изменений в готовые шаблоны, а встроенный искусственный интеллект распознает сканированный текст, исключая ошибки при ручном внесении данных.

В базовый тариф Elma360 КЭДО включены важные модули, такие как интеграция с 1С:ЗУП, шаблоны документов, управление трудоустройством, заявлениями, приказами, а также выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Система также позволяет эффективно управлять персональными данными, процессами перевода и увольнения сотрудников, а также присваивать категории для назначения льгот и пособий.

9 место — «1С: Кабинет сотрудника»

«1С: Кабинет сотрудника» — одно из самых популярных решений от компании 1С, предназначенное для упрощения взаимодействия работодателя и сотрудников. С помощью этого сервиса работники могут быстро оформить и подписать заявление на отпуск, получить электронный расчетный лист, заказать справку и выполнять другие кадровые операции. Все процессы автоматизированы, что значительно сокращает время на оформление и обработку документов.

Сервис доступен как в облачном, так и в локальном формате и легко интегрируется с любыми платформами 1С. Работодатель может заверять документы УКЭП, полученную через 1С:Подпись в удостоверяющем центре или через ФНС, а сотруднику предоставляется бесплатная УНЭП. Для удобства работы с документами разработано мобильное приложение, что позволяет сотрудникам и кадровым специалистам оперативно и безопасно управлять данными на ходу.

10 место — HR Link

HR Link — российский сервис, который помогает предприятиям быстро перейти на цифровой формат работы с персоналом. Платформа включает все необходимые инструменты для ведения кадрового документооборота и поддерживает согласование с использованием любых видов электронной подписи. Одним из преимуществ системы является возможность подключить учетную запись на портале Госуслуг и использовать ее как ЭП для подписания документов.

Сервис упрощает взаимодействие с сотрудниками за счет автоматической рассылки уведомлений о необходимости ознакомления и подписания документов. Уведомления могут приходить через email, SMS, мессенджеры или напрямую по API из других систем. Работник получает ссылку и переходит в личный кабинет, где может быстро ознакомиться с документом и подписать его в удобное время.

11 место — VK HR Tek

VK HR Tek — удобный сервис для обмена, хранения и подписания кадровых документов. Система подходит для работы с офисными и удаленными сотрудниками, самозанятыми и специалистами по договору ГПХ. Работники могут воспользоваться мобильным приложением для заказа справок, подачи заявлений на отпуск, ознакомления с должностными инструкциями и подписания документов.

Программа доступна в облачном и локальном формате и легко интегрируется с учетными системами, такими как 1С:ЗУП, Битрикс, SAP, БОСС-Кадровик и другие.

Разработчик уделяет особое внимание безопасности данных. Документы хранятся на нескольких серверах, а все действия пользователей логируются. Доступ к интерфейсу осуществляется через защищенное HTTPS-соединение, что гарантирует конфиденциальность и надежность работы с системой.

Как работает КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, позволяющая полностью отказаться от бумажных документов при работе с персоналом. Все процессы, начиная от создания документа и заканчивая его подписанием, проходят в цифровом формате. Это экономит время, упрощает взаимодействие между сотрудниками и работодателем, а также минимизирует риски потери важных документов.

1. Создание и оформление документов
   Работодатель формирует необходимые документы (трудовые договоры, приказы, справки, заявления и т. д.) в электронном виде через специальную систему. Для этого могут использоваться встроенные шаблоны или автоматически заполняемые формы с данными сотрудника.
2. Согласование
   Если документ требует одобрения нескольких сторон (например, руководителя отдела, HR-специалиста или бухгалтера), система направляет его на согласование. Этот процесс происходит в онлайн-режиме без необходимости личных встреч.
3. Подписание
   После утверждения документ передается на подпись. Работники и работодатели используют различные виды электронных подписей (УКЭП, УНЭП, КЭП и т. д.), обеспечивающие юридическую значимость документа. Подписание происходит в несколько кликов, а сотрудник получает уведомление о необходимости подписать документ.
4. Хранение и доступ
   После подписания документ отправляется в электронный архив, где хранится в соответствии с законодательными требованиями. Доступ к документам можно получить через личный кабинет сотрудника или кадровой службы.

В некоторых случаях (например, при оформлении определенных трудовых договоров или документов для государственных органов) бумажные копии могут понадобиться. Однако, в большинстве ситуаций КЭДО полностью заменяет бумажный документооборот, делая работу с кадрами удобнее и быстрее.

Тенденции развития КЭДО в 2025 году

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) продолжает активно развиваться, адаптируясь к требованиям рынка и технологическим изменениям. В 2025 году выделяются несколько ключевых тенденций, которые формируют будущее КЭДО и HR-автоматизации.

1. Искусственный интеллект и автоматическая обработка данных

Одним из главных трендов становится внедрение ИИ и алгоритмов машинного обучения для обработки данных. Это позволяет HR-отделам автоматизировать подбор персонала, проводить аналитику эффективности сотрудников и прогнозировать карьерные траектории. Благодаря интеллектуальному анализу больших объемов информации компании смогут:

• ускорить процесс согласования документов,
• автоматически формировать индивидуальные предложения по развитию сотрудников,
• улучшить стратегию найма, сокращая расходы на поиск специалистов.

Автоматизация стандартных операций помогает бизнесу сокращать издержки и оптимизировать затраты без потери качества.

2. Ужесточение защиты персональных данных

С увеличением объемов цифровых документов и переходом на КЭДО растет и потребность в усиленной защите данных. Компании внедряют строгие протоколы безопасности, включая:

• шифрование персональных данных,
• многофакторную аутентификацию,
• контроль доступа к документам.

Строгое регулирование и внедрение новых стандартов защиты информации также помогает работодателям мотивировать сотрудников переходить на электронный документооборот, снижая опасения по поводу безопасности данных.

3. Рост мобильности и удобства КЭДО

Еще одна важная тенденция — развитие мобильных приложений для работы с КЭДО. Они становятся более легкими, занимая меньше памяти на устройствах, что делает их доступными для большего числа пользователей. Это связано с тем, что производители смартфонов постепенно отказываются от устройств с небольшими объемами встроенной памяти.

Благодаря удобным мобильным решениям сотрудники могут подписывать документы, получать справки и управлять кадровыми процессами прямо со смартфона, что особенно важно в условиях удаленной работы.

4. Возможное обязательное внедрение КЭДО

В 2025 году КЭДО становится не просто удобным инструментом, а потенциальной необходимостью. Уже запущены пилотные проекты по внедрению кадрового электронного документооборота в государственных структурах. По итогам эксперимента может быть принято решение о масштабировании этой практики на государственном уровне.

Если процесс будет признан успешным, то уже в следующем году переход на КЭДО может стать обязательным для большинства организаций, что приведет к еще более активному развитию технологий и повышению интереса к электронному документообороту со стороны бизнеса.

Выводы

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) стремительно развивается, предлагая компаниям удобные, безопасные и экономичные решения для работы с персоналом. Современные системы КЭДО позволяют полностью отказаться от бумажных документов, ускоряют процессы оформления, согласования и подписания кадровых бумаг.

Благодаря интеграции с бухгалтерскими и HR-системами, мобильным приложениям и использованию цифровых подписей, такие сервисы делают взаимодействие между сотрудниками и работодателями простым и прозрачным. Внедрение КЭДО не только снижает административные затраты, но и повышает уровень безопасности данных за счет строгих протоколов защиты.

Тенденции 2025 года указывают на дальнейшую автоматизацию HR-процессов с помощью искусственного интеллекта, улучшение мобильных решений и рост популярности КЭДО среди бизнеса. Усиление защиты персональных данных также играет ключевую роль, помогая компаниям соответствовать требованиям законодательства и повышать доверие сотрудников.

В перспективе возможен переход на обязательный КЭДО на государственном уровне, что ускорит цифровую трансформацию кадрового учета в организациях. Таким образом, КЭДО уже не просто удобная альтернатива бумажному документообороту, а важный инструмент для оптимизации работы бизнеса.